Obrigações de retenção (§ 257 HGB, § 147 AO) Contratos PJ e documentos associados estão sujeitos a períodos de retenção legais na Alemanha. De acordo com o § 257 HGB (Código Comercial Alemão) e o § 147 AO (Código Fiscal Alemão), cartas comerciais, documentos contábeis, contratos PJ e demonstrações financeiras anuais devem ser arquivados por um período entre seis e dez anos, dependendo do tipo de documento – às vezes até mais, por exemplo, no caso de transações fiscais relevantes. Esses prazos se aplicam independentemente de os documentos serem digitais ou físicos, o que requer armazenamento em conformidade com a lei em sistemas de gestão de contratos PJ digitais. GoBD – Princípios para a manutenção e armazenamento adequados de livros, registros e documentos em formato eletrônico O GoBD define requisitos claros para o arquivamento digital de documentos comerciais relevantes.
Estes incluem, em particular, a rastreabilidade dos dados armazenados, a imutabilidade dos documentos arquivados, a documentação dos acessos e etapas de processamento e uma trilha de auditoria completa. O software de gestão de contratos PJ deve refletir esses princípios tecnicamente, por exemplo. por meio de controle de versão, registro de usuário e criptografia segura. DSGVO – Regulamento Geral de Proteção de Dados Os contratos PJ geralmente contêm dados pessoais (por exemplo, pessoas de contato, endereços, informações de pagamento). O GDPR obriga as empresas a lidar com esses dados em conformidade com os regulamentos de proteção de dados: Limitação de finalidade: os dados só podem ser processados para fins legítimos e claramente definidos. Limitação de armazenamento: os dados não podem ser armazenados por mais tempo do que o necessário. Direitos dos titulares dos dados: por exemplo, deve ser possível exercer direitos de informação ou exclusão a qualquer momento.